Gestionar anuncios

Los anuncios permiten a los equipos de TI comunicarse directamente con los usuarios finales, sin recurrir al correo electrónico. El mensaje se muestra de forma no intrusiva en el puesto de trabajo, en el contexto de las aplicaciones, gracias al agente de usuario de Kabeen. Es el canal ideal para informar de un mantenimiento programado, de una novedad en una aplicación o para sensibilizar sobre una práctica de uso.

Usted gestiona sus anuncios desde el menú Anuncios de Kabeen: crea los mensajes, elige su audiencia, planifica su difusión y realiza el seguimiento de su impacto (vistas y reacciones).

Requisitos previos

La difusión de los anuncios se basa en el agente de usuario (extensión de navegador, junto con el agente nativo). Para que un anuncio llegue a sus usuarios, este agente debe estar desplegado y operativo en sus puestos de trabajo.

Sin el agente de usuario instalado, puede crear y planificar anuncios en Kabeen, pero no se mostrarán a ningún usuario. Consulte la sección Agente de usuario para el despliegue.

Acceder a los anuncios

1. En el menú de la izquierda, en la sección General, haga clic en Anuncios
2. La página lista todos sus anuncios, repartidos en tres pestañas según su estado (consulte Estados de un anuncio)

El acceso a la página requiere el permiso Lectura de anuncios. Para un anuncio de Sensibilización, cada fila muestra el logotipo de la primera aplicación destinataria, seguido del número de aplicaciones adicionales (por ejemplo «+2»): pase el cursor por encima para ver la lista completa.

Los dos tipos de anuncios

Al crear un anuncio, usted elige su tipo. Este determina la audiencia y el momento en que se muestra el mensaje.

• Un anuncio General se difunde a todos los usuarios de los equipos seleccionados en su organización. Es adecuado para comunicaciones transversales: mantenimiento de un servicio, información general de TI, etc.
• Un anuncio de Sensibilización se dirige a una o varias aplicaciones y se muestra a los usuarios activos de cada una de ellas mientras la utilizan. Es ideal para mensajes contextuales: recordatorio de buenas prácticas, instrucción de uso o alerta sobre una aplicación determinada o sobre todo un conjunto de aplicaciones (por ejemplo, todas sus aplicaciones críticas).

Crear un anuncio

1. Desde la página Anuncios, haga clic en el botón + (o en Desplegar mi primer anuncio si la lista está vacía)

2. Indique el Título del anuncio — manténgalo corto y claro, ya que es lo que capta la atención

3. Elija el Tipo: General o Sensibilización

4. Defina la audiencia:

   • para un anuncio General, seleccione uno o varios equipos en el árbol de su organización, en el campo Destinatario
   • para un anuncio de Sensibilización, seleccione una o varias aplicaciones en el campo Aplicaciones: encuéntrelas por su nombre con la búsqueda, o acote la lista por Estado, Criticidad y Categoría con el botón de filtro; Seleccionar todo añade de una vez todas las aplicaciones mostradas

   Debajo de la selección, Kabeen indica cuántos usuarios activos durante el último mes se ven potencialmente alcanzados por los equipos o las aplicaciones elegidos. Esta cifra le permite comprobar el alcance del anuncio antes de publicarlo.

5. Elija la Fecha de publicación: la fecha a partir de la cual el anuncio se vuelve activo

6. Defina, si lo desea, una Fecha de fin:

   Si no se selecciona ninguna fecha de fin, el anuncio es permanente. Podrá detenerlo en cualquier momento archivándolo o eliminándolo.

7. Redacte el Contenido del mensaje

8. Compruebe el resultado en la vista previa en tiempo real, que reproduce la visualización del lado del usuario

9. Haga clic en Publicar

Se requiere el permiso Creación de anuncios para acceder a este formulario.

Estados de un anuncio

Kabeen clasifica automáticamente cada anuncio en una de las tres pestañas de la lista, en función de sus fechas de publicación y de fin:

El ciclo de vida es totalmente automático:

1. Un anuncio creado con una fecha de publicación futura aparece primero como Programado
2. Pasa automáticamente a Activo en cuanto se alcanza la fecha de publicación, y entonces comienza a mostrarse a los usuarios
3. Cambia a Archivado una vez superada la fecha de fin, y deja de mostrarse
4. Sin fecha de fin, permanece Activo indefinidamente, hasta que usted lo archive o lo elimine manualmente

Cómo reciben los anuncios los usuarios

Del lado del usuario, el anuncio lo difunde la extensión de navegador:

• aparece en forma de una ventana no intrusiva que el usuario puede cerrar
• una vez cerrada, sigue estando disponible en todo momento desde el menú de la extensión de Kabeen
• la primera aparición ante un usuario se contabiliza como una vista
• el usuario puede reaccionar al mensaje con un pulgar hacia arriba o un pulgar hacia abajo

Los anuncios de Sensibilización solo se muestran cuando el usuario navega por una de las aplicaciones destinatarias, lo que garantiza un mensaje perfectamente contextual. Cuando un anuncio se dirige a varias aplicaciones, aparece en cada una de ellas: un usuario que utiliza tres de las aplicaciones destinatarias lo verá una vez en cada una de las tres.

Seguimiento del engagement

Cada fila de la lista de anuncios muestra indicadores de engagement, actualizados a medida que los usuarios reciben y consultan el mensaje:

Estos datos le permiten medir el alcance y la recepción de cada comunicación, y ajustar sus mensajes en consecuencia.

Archivar en lugar de eliminar

Para conservar el historial de un anuncio — sus vistas y sus reacciones — sin perderlo, archívelo en lugar de eliminarlo. La eliminación retira definitivamente el anuncio y sus indicadores; el archivado lo conserva en la pestaña Archivados.

Un anuncio se archiva una vez superada su fecha de fin (consulte Estados de un anuncio). Para archivar un anuncio Activo que no tiene fecha de fin, asígnele una fecha de fin ya pasada: pasará entonces automáticamente a Archivado y dejará de mostrarse a los usuarios, sin dejar de estar disponible en la lista.

Modificar o eliminar un anuncio

Desde la lista de anuncios, cada fila ofrece acciones:

• Modificar (icono de lápiz): abre el anuncio para editar su título, contenido, destinatario o fechas. Requiere el permiso Edición de anuncios.
• Eliminar (icono de papelera): retira definitivamente el anuncio tras confirmación. Requiere el permiso Eliminación de anuncios.

También puede abrir un anuncio en modo de solo lectura para consultar su detalle sin modificarlo.

Para finalizar un anuncio permanente (sin fecha de fin) antes de eliminarlo, basta con asignarle una fecha de fin ya pasada para que se archive, o eliminarlo directamente.

Permisos

El acceso a las funciones de anuncios se rige por cuatro permisos, otorgados a través de los roles de su espacio de trabajo:

Si falta un permiso, la acción correspondiente no está disponible en la interfaz.

Buenas prácticas

• Título corto y claro: es lo primero que ven los usuarios; vaya al grano
• Elija el tipo adecuado: General para una comunicación transversal, Sensibilización para un mensaje vinculado a una o varias aplicaciones
• Compruebe el alcance: antes de publicar, revise el número de usuarios potencialmente alcanzados que se muestra debajo de la selección de equipos o aplicaciones
• Planifique con antelación: prepare sus anuncios de mantenimiento y fije una fecha de publicación por adelantado — el anuncio permanecerá Programado hasta el momento deseado
• Fije una fecha de fin: para los mensajes temporales (mantenimiento, incidente), defina una fecha de fin para que el anuncio se archive automáticamente y no permanezca mostrándose innecesariamente
• Realice el seguimiento del engagement: utilice las vistas y las reacciones para evaluar la pertinencia de sus comunicaciones y mejorar las siguientes