Ankündigungen verwalten | Docs

Mit Ankündigungen können IT-Teams direkt mit den Endbenutzern kommunizieren, ohne auf E-Mail angewiesen zu sein. Die Nachricht wird unaufdringlich auf dem Arbeitsplatz angezeigt, im Kontext der Anwendungen, über den Kabeen-Benutzeragenten. Sie ist der ideale Kanal, um Benutzer über geplante Wartungen oder eine Anwendungsneuerung zu informieren oder für einen Nutzungshinweis zu sensibilisieren.

Sie verwalten Ihre Ankündigungen über das Menü Ankündigungen in Kabeen: Sie erstellen Nachrichten, wählen ihre Zielgruppe, planen ihre Verteilung und verfolgen ihre Wirkung (Aufrufe und Reaktionen).

Voraussetzungen

Die Verteilung der Ankündigungen beruht auf dem Benutzeragenten (Browser-Erweiterung, zusammen mit dem nativen Agenten). Damit eine Ankündigung Ihre Benutzer erreicht, muss dieser Agent auf ihren Arbeitsplätzen bereitgestellt und funktionsfähig sein.

Ohne installierten Benutzeragenten können Sie Ankündigungen in Kabeen erstellen und planen, sie werden jedoch bei keinem Benutzer angezeigt. Siehe den Abschnitt Benutzeragent für die Bereitstellung.

Zugriff auf die Ankündigungen

Klicken Sie im linken Menü unter Allgemein auf Ankündigungen
Die Seite listet alle Ihre Ankündigungen auf, verteilt auf drei Registerkarten je nach ihrem Status (siehe Status einer Ankündigung)

Der Zugriff auf die Seite erfordert die Berechtigung Ankündigungen lesen. Bei einer Sensibilisierungs-Ankündigung zeigt jede Zeile das Logo der ersten anvisierten Anwendung, gefolgt von der Anzahl weiterer Anwendungen (zum Beispiel „+2“): Fahren Sie mit dem Mauszeiger darüber, um die vollständige Liste anzuzeigen.

Die beiden Arten von Ankündigungen

Beim Erstellen einer Ankündigung wählen Sie ihren Typ. Er bestimmt die Zielgruppe und den Zeitpunkt, zu dem die Nachricht angezeigt wird.

Typ	Zielgruppe	Anzeige
Allgemein	Benutzer der von Ihnen ausgewählten Teams	Während der Benutzer navigiert
Sensibilisierung	Aktive Benutzer der von Ihnen ausgewählten Anwendungen	Wenn der Benutzer eine dieser Anwendungen verwendet

Eine allgemeine Ankündigung wird an alle Benutzer der ausgewählten Teams in Ihrer Organisation verteilt. Sie eignet sich für übergreifende Mitteilungen: Wartung eines Dienstes, allgemeine IT-Information usw.
Eine Sensibilisierungs-Ankündigung zielt auf eine oder mehrere Anwendungen ab und wird den aktiven Benutzern jeder dieser Anwendungen angezeigt, während sie diese verwenden. Sie ist ideal für kontextbezogene Nachrichten: Erinnerung an bewährte Praktiken, Nutzungshinweis oder eine Warnung zu einer bestimmten Anwendung oder zu einer ganzen Gruppe von Anwendungen (zum Beispiel all Ihren kritischen Anwendungen).

Eine Ankündigung erstellen

Klicken Sie auf der Seite Ankündigungen auf die Schaltfläche + (oder auf Meine erste Ankündigung bereitstellen, wenn die Liste leer ist)
Geben Sie den Titel der Ankündigung ein — halten Sie ihn kurz und eindeutig, denn er erregt die Aufmerksamkeit
Wählen Sie den Typ: Allgemein oder Sensibilisierung
Legen Sie die Zielgruppe fest:
- für eine allgemeine Ankündigung wählen Sie im Feld Ziel ein oder mehrere Teams in der Baumstruktur Ihrer Organisation
- für eine Sensibilisierungs-Ankündigung wählen Sie im Feld Anwendungen eine oder mehrere Anwendungen: Finden Sie sie über die Suche nach ihrem Namen, oder grenzen Sie die Liste mit der Filterschaltfläche nach Status, Kritikalität und Kategorie ein; Alle auswählen fügt alle angezeigten Anwendungen auf einmal hinzu
Unter der Auswahl zeigt Kabeen an, wie viele Benutzer, die im letzten Monat aktiv waren, von den gewählten Teams oder Anwendungen potenziell erreicht werden. So können Sie die Reichweite der Ankündigung vor der Veröffentlichung prüfen.
Wählen Sie das Veröffentlichungsdatum: das Datum, ab dem die Ankündigung aktiv wird
Legen Sie gegebenenfalls ein Enddatum fest:

Wenn kein Enddatum ausgewählt wird, ist die Ankündigung dauerhaft. Sie können sie jederzeit beenden, indem Sie sie archivieren oder löschen.
Verfassen Sie den Inhalt der Nachricht
Überprüfen Sie das Ergebnis in der Live-Vorschau, die die Anzeige auf Benutzerseite nachbildet
Klicken Sie auf Veröffentlichen

Für den Zugriff auf dieses Formular ist die Berechtigung Ankündigungen erstellen erforderlich.

Status einer Ankündigung

Kabeen ordnet jede Ankündigung automatisch einer der drei Registerkarten der Liste zu, basierend auf ihrem Veröffentlichungs- und Enddatum:

Status	Registerkarte	Bedingung
Aktiv	Aktiv	Das Veröffentlichungsdatum ist erreicht und das Enddatum ist nicht überschritten (oder nicht vorhanden)
Geplant	Geplant	Das Veröffentlichungsdatum liegt in der Zukunft
Archiviert	Archiviert	Das Enddatum ist überschritten

Der Lebenszyklus ist vollständig automatisch:

Eine Ankündigung, die mit einem zukünftigen Veröffentlichungsdatum erstellt wird, erscheint zunächst als Geplant
Sie wird automatisch Aktiv, sobald das Veröffentlichungsdatum erreicht ist, und beginnt dann, den Benutzern angezeigt zu werden
Sie wechselt zu Archiviert, sobald das Enddatum überschritten ist, und wird nicht mehr angezeigt
Ohne Enddatum bleibt sie unbegrenzt Aktiv, bis Sie sie manuell archivieren oder löschen

Wie Benutzer Ankündigungen empfangen

Auf Benutzerseite wird die Ankündigung von der Browser-Erweiterung verteilt:

sie erscheint als unaufdringliches Fenster, das der Benutzer schließen kann
nach dem Schließen bleibt sie jederzeit abrufbar über das Menü der Kabeen-Erweiterung
das erste Erscheinen bei einem Benutzer wird als Aufruf gezählt
der Benutzer kann auf die Nachricht mit Daumen hoch oder Daumen runter reagieren

Sensibilisierungs-Ankündigungen werden nur angezeigt, wenn der Benutzer eine der anvisierten Anwendungen verwendet, was eine perfekt kontextbezogene Nachricht gewährleistet. Zielt eine Ankündigung auf mehrere Anwendungen ab, erscheint sie in jeder davon: Ein Benutzer, der drei der anvisierten Anwendungen verwendet, sieht sie in jeder der drei einmal.

Engagement verfolgen

Jede Zeile in der Ankündigungsliste zeigt Engagement-Indikatoren, die aktualisiert werden, sobald die Benutzer die Nachricht empfangen und lesen:

Indikator	Beschreibung
Aufrufe	Anzahl der Benutzer, die die Ankündigung gesehen haben; jeder Benutzer wird nur einmal gezählt, auch wenn er sie in mehreren Anwendungen gesehen hat
Daumen hoch	Anzahl der positiven Reaktionen
Daumen runter	Anzahl der negativen Reaktionen

Mit diesen Daten können Sie die Reichweite und die Aufnahme jeder Mitteilung messen und Ihre Nachrichten entsprechend anpassen.

Archivieren statt löschen

Um den Verlauf einer Ankündigung — ihre Aufrufe und Reaktionen — zu erhalten, ohne ihn zu verlieren, archivieren Sie die Ankündigung, anstatt sie zu löschen. Das Löschen entfernt die Ankündigung und ihre Indikatoren endgültig; das Archivieren behält sie auf der Registerkarte Archiviert.

Eine Ankündigung wird archiviert, sobald ihr Enddatum überschritten ist (siehe Status einer Ankündigung). Um eine aktive Ankündigung ohne Enddatum zu archivieren, geben Sie ihr ein bereits vergangenes Enddatum: Sie wechselt dann automatisch zu Archiviert und wird den Benutzern nicht mehr angezeigt, bleibt jedoch in der Liste abrufbar.

Eine Ankündigung bearbeiten oder löschen

In der Ankündigungsliste bietet jede Zeile Aktionen an:

Bearbeiten (Stift-Symbol): öffnet die Ankündigung, um Titel, Inhalt, Ziel oder Daten zu bearbeiten. Erfordert die Berechtigung Ankündigungen bearbeiten.
Löschen (Papierkorb-Symbol): entfernt die Ankündigung nach Bestätigung endgültig. Erfordert die Berechtigung Ankündigungen löschen.

Sie können eine Ankündigung auch im schreibgeschützten Modus öffnen, um ihre Details einzusehen, ohne sie zu ändern.

Um eine dauerhafte Ankündigung (ohne Enddatum) zu beenden, bevor Sie sie löschen, geben Sie ihr einfach ein bereits vergangenes Enddatum, damit sie archiviert wird, oder löschen Sie sie direkt.

Berechtigungen

Der Zugriff auf die Ankündigungsfunktionen wird durch vier Berechtigungen geregelt, die über die Rollen Ihres Arbeitsbereichs vergeben werden:

Berechtigung	Was sie erlaubt
Ankündigungen lesen	Die Seite Ankündigungen einsehen
Ankündigungen erstellen	Neue Ankündigungen erstellen und bereitstellen
Ankündigungen bearbeiten	Eine bestehende Ankündigung ändern
Ankündigungen löschen	Eine Ankündigung löschen

Fehlt eine Berechtigung, ist die entsprechende Aktion in der Oberfläche nicht verfügbar.

Bewährte Praktiken

Kurzer, eindeutiger Titel: er ist das Erste, was Benutzer sehen; kommen Sie auf den Punkt
Wählen Sie den richtigen Typ: Allgemein für eine übergreifende Mitteilung, Sensibilisierung für eine an eine oder mehrere Anwendungen gebundene Nachricht
Prüfen Sie die Reichweite: Kontrollieren Sie vor der Veröffentlichung die Anzahl der potenziell erreichten Benutzer, die unter der Auswahl von Teams oder Anwendungen angezeigt wird
Planen Sie im Voraus: bereiten Sie Ihre Wartungsankündigungen vor und legen Sie ein Veröffentlichungsdatum im Voraus fest — die Ankündigung bleibt bis zum gewünschten Zeitpunkt Geplant
Legen Sie ein Enddatum fest: für temporäre Nachrichten (Wartung, Vorfall) legen Sie ein Enddatum fest, damit die Ankündigung automatisch archiviert wird und nicht unnötig angezeigt bleibt
Verfolgen Sie das Engagement: nutzen Sie Aufrufe und Reaktionen, um die Relevanz Ihrer Mitteilungen zu bewerten und die nächsten zu verfeinern