Optimizar la TI de Vanves con Kabeen: centralizada, segura y eficaz

Contexto

La Ciudad de Vanves, con 28 000 habitantes, situada en la periferia inmediata de París (92) e integrada en el establecimiento público territorial GPSO que agrupa a 8 ciudades con cerca de 320 000 habitantes en total, se esfuerza por ofrecer servicios públicos de calidad a sus habitantes. Para apoyar este objetivo, la Dirección de Sistemas de Información (DSI) de Vanves, aunque modesta en tamaño, desempeña un papel esencial en la gestión y optimización de las infraestructuras informáticas y aplicativas de la ciudad.

La dirección de TI de la Ciudad de Vanves se encarga de garantizar el correcto funcionamiento y la documentación adecuada de los sistemas de información de la ciudad. Dado el tamaño reducido del equipo, los temas son numerosos y el intercambio de información es esencial para una gestión eficaz.

«En un equipo pequeño y de calidad como el nuestro es imprescindible formalizar y compartir nuestro repositorio para mantener continuidad y eficacia en nuestras actividades», afirma Thierry.

Problemática

Uno de los principales retos a los que se enfrentaba la dirección de TI era la gestión de contratos. Los detalles contractuales se almacenaban con demasiada frecuencia en correos electrónicos, ficheros Excel o en el SI de Finanzas, lo que dificultaba compartir la información y aumentaba el riesgo de pasar por alto plazos contractuales importantes, todo ello con un parque aplicativo compuesto esencialmente por 50 aplicaciones de negocio.

Además, aunque el Shadow IT suele estar menos presente en las administraciones locales, la dirección de TI se dio cuenta de que ciertas aplicaciones de negocio escapaban al conocimiento del departamento, lo que planteaba problemas de seguridad y conformidad, incluido el RGPD en los servicios de negocio.

«Necesitábamos una solución "sencilla y viva", tipo "auto-discover", que nos permitiese no solo centralizar la documentación —detalles contractuales, costes, plazos, compromisos—, sino también ofrecer una mejor visibilidad del TCO de las aplicaciones y del número de usuarios asociados. Sobre todo con aplicaciones SaaS y para descubrir y gestionar aplicaciones de negocio que pudieran operar fuera del control del departamento de TI.»

Solución

Al descubrir Kabeen, la dirección de TI encontró una solución simple y eficaz que se adaptaba perfectamente a las necesidades específicas de la Ciudad de Vanves. La capacidad de Kabeen para centralizar la documentación, incluidos los contratos, y su flexibilidad para adaptarse a las aplicaciones propias de las administraciones locales fueron ventajas clave. Una mejor visibilidad sobre el TCO de las aplicaciones y el número de usuarios asociados resulta muy útil para la dirección de TI y la dirección general a la hora de definir y valorar el futuro.

«Kabeen nos ha permitido centralizar todos nuestros contratos y otros documentos críticos en un solo lugar, accesibles por todo el equipo. Se acabó rebuscar en viejos correos.»

Además, la funcionalidad de descubrimiento automático de aplicaciones de Kabeen permitió al departamento identificar aplicaciones de negocio que no eran gestionadas por la dirección de TI, mejorando así la seguridad y la conformidad.

«Gracias a Kabeen pudimos cartografiar todo nuestro paisaje aplicativo, incluidas las aplicaciones propias de las administraciones locales y las que antes eran desconocidas para el departamento de TI. Esto mejoró significativamente nuestra postura de seguridad y conformidad», y nos permitió «detectar anomalías potenciales».