Centralizar la documentación, asegurar los flujos de datos y optimizar nuestra TI con Kabeen

Contexto

Écominéro apuesta por la innovación y la sostenibilidad en el sector de la construcción, con el objetivo de simplificar la vida a las empresas para que puedan cumplir sus obligaciones derivadas de la Responsabilidad Ampliada del Productor (REP) de productos y materiales de construcción.

Con una cartera variada y operaciones que cubren múltiples regiones, la gestión y optimización de las aplicaciones de empresa es crucial para mantener su ventaja competitiva.

Fessoili Mheyddine, IT Manager en Écominéro, desempeña un papel clave al garantizar el correcto funcionamiento y la documentación precisa de los sistemas de información. En este contexto, formalizar y compartir la información es esencial para una gestión eficaz.

«En un equipo ágil como el nuestro es imprescindible formalizar y compartir nuestra documentación para mantener continuidad y eficiencia en nuestras operaciones», afirma Fessoili.

Problemática

La dirección de TI se enfrentaba a retos estructurales, en particular en la gestión de contratos. A menudo, los contratos se almacenaban en correos electrónicos, lo que dificultaba compartir la información y aumentaba el riesgo de pasar por alto plazos importantes.

Además, documentar los flujos de datos entre aplicaciones era crucial para garantizar transparencia y conformidad en su infraestructura de TI. Era necesario hacer seguimiento de cómo fluyen los datos entre los distintos sistemas y evitar problemas de seguridad y cumplimiento.

Aunque el Shadow IT suele ser menos frecuente en entornos industriales, la dirección de TI de Écominéro descubrió que ciertas aplicaciones de negocio especializadas no estaban supervisadas por el departamento de TI, lo que generaba problemas potenciales de seguridad y cumplimiento. Dominar el Shadow IT se convirtió en una prioridad para asegurar que ninguna aplicación quedase sin gestionar y que todas cumpliesen los estándares de la empresa.

«Necesitábamos una solución que nos permitiera centralizar la documentación —detalles de los contratos, costes, plazos, flujos de datos entre aplicaciones y compromisos— y además seguir mejor el TCO (coste total de propiedad) de las aplicaciones y el número de usuarios asociados, sobre todo con aplicaciones que operan fuera del control del departamento de TI.»

Solución

Al descubrir Kabeen, la dirección de TI encontró una solución eficaz y perfectamente adaptada a las necesidades específicas de Écominéro. La capacidad de Kabeen para centralizar la documentación, incluidos los contratos, y su flexibilidad para documentar aplicaciones propias del sector fueron ventajas significativas.

«Kabeen nos ha permitido centralizar todos nuestros contratos y otros documentos críticos en un solo lugar, accesibles fácilmente por todo el equipo. Se acabó rebuscar en viejos correos», explica Fessoili.

Además, la función de descubrimiento automático de aplicaciones de Kabeen permitió al equipo identificar aplicaciones de negocio hasta entonces desconocidas, reforzando así la seguridad y la conformidad. La herramienta también aporta un apoyo clave al documentar y supervisar los flujos de datos entre aplicaciones, garantizando que todas las interacciones sean transparentes y seguras.

«Gracias a Kabeen pudimos cartografiar todo nuestro paisaje aplicativo, incluidas las aplicaciones propias de nuestro sector y las que el departamento de TI desconocía. Esto mejoró significativamente nuestra postura de seguridad y conformidad.»

El acompañamiento proporcionado por Kabeen será particularmente valioso para seguir el despliegue del nuevo CRM. Manteniendo registros detallados y asegurando la integración con las aplicaciones existentes, Kabeen agilizará el proceso de implementación y hará que la transición sea fluida y eficiente.