Die IT der Stadt Vanves mit Kabeen optimieren: zentralisiert, sicher und effizient

Kontext

Die Stadt Vanves mit 28.000 Einwohnern liegt in der unmittelbaren Nähe von Paris (Hauts-de-Seine) und gehört zum interkommunalen Zusammenschluss GPSO, der 8 Städte mit insgesamt rund 320.000 Einwohnern umfasst. Die Stadt bemüht sich, ihren Bürgerinnen und Bürgern hochwertige öffentliche Dienstleistungen zu bieten. Zur Unterstützung dieses Ziels spielt die zwar zahlenmäßig kleine Informatikabteilung (DSI) eine zentrale Rolle bei der Steuerung und Optimierung der IT- und Anwendungsinfrastruktur der Stadt.

Die IT-Abteilung der Stadt Vanves ist dafür verantwortlich, den einwandfreien Betrieb und die angemessene Dokumentation der städtischen Informationssysteme zu gewährleisten. Angesichts der geringen Teamgröße sind die Themen zahlreich und der Informationsaustausch essenziell für ein effizientes Management.

„In einem kleinen, hochwertigen Team wie unserem ist es unerlässlich, unser Repository zu formalisieren und zu teilen, um Kontinuität und Effizienz in unseren Tätigkeiten zu bewahren", erklärt Thierry.

Problemstellung

Eine der größten Herausforderungen der IT-Abteilung war das Vertragsmanagement. Vertragsdetails wurden zu oft in E-Mails, Excel-Dateien oder im Finanz-IS abgelegt, was den Informationsaustausch erschwerte und das Risiko erhöhte, wichtige vertragliche Fristen zu übersehen – und dies bei einem Anwendungsbestand, der im Wesentlichen aus 50 Fachanwendungen besteht.

Obwohl Shadow IT in Gebietskörperschaften insgesamt weniger präsent ist, stellte die IT-Abteilung fest, dass bestimmte Fachanwendungen außerhalb ihres Radars genutzt wurden – mit Sicherheits- und Compliance-Risiken, insbesondere im DSGVO-Kontext der Fachbereiche.

„Wir brauchten eine einfache und lebendige Lösung im Stil eines ‚Auto-Discover', mit der wir nicht nur die Dokumentation zentralisieren konnten – Vertragsdetails, Kosten, Fristen, Verpflichtungen – sondern auch eine bessere Sicht auf den TCO der Anwendungen und die Zahl der zugehörigen Nutzer erhalten. Insbesondere bei SaaS-Anwendungen und um Fachanwendungen zu entdecken und zu steuern, die außerhalb der Aufsicht der IT-Abteilung laufen."

Lösung

Bei der Entdeckung von Kabeen fand die IT-Abteilung eine einfache und effiziente Lösung, die den spezifischen Bedürfnissen der Stadt Vanves perfekt entsprach. Die Fähigkeit von Kabeen, die Dokumentation – einschließlich Verträge – zu zentralisieren, und seine Flexibilität bei der Anpassung an die Anwendungen von Gebietskörperschaften waren große Vorteile. Die bessere Sicht auf den TCO der Anwendungen und auf die Zahl der zugehörigen Nutzer ist für die IT-Abteilung und die Geschäftsleitung sehr nützlich, um die Zukunft zu definieren und einzuschätzen.

„Mit Kabeen konnten wir alle unsere Verträge und anderen kritischen Dokumente an einem Ort zentralisieren, leicht zugänglich für das gesamte Team. Keine Suche mehr in alten E-Mails."

Zudem ermöglichte die automatische Anwendungserkennung von Kabeen der IT-Abteilung, Fachanwendungen zu identifizieren, die nicht von ihr verwaltet wurden, und dadurch Sicherheit und Compliance zu stärken.

„Dank Kabeen konnten wir unsere gesamte Anwendungslandschaft kartografieren, einschließlich Anwendungen, die für Gebietskörperschaften spezifisch sind, und solcher, die der IT-Abteilung bis dahin unbekannt waren. Dies hat unsere Sicherheits- und Compliance-Position deutlich verbessert", und es erlaubte uns, „potenzielle Anomalien aufzudecken".