Dokumentation zentralisieren, Datenflüsse absichern und die IT mit Kabeen optimieren

Kontext

Écominéro engagiert sich für Innovation und Nachhaltigkeit im Bausektor und hat zum Ziel, Unternehmen den Alltag zu erleichtern, damit sie ihre Verpflichtungen aus der Einführung der erweiterten Herstellerverantwortung (EPR) für Bauprodukte und -materialien erfüllen können.

Mit einem vielfältigen Portfolio und Aktivitäten, die mehrere Regionen umfassen, ist das Management und die Optimierung der Unternehmensanwendungen entscheidend, um die Wettbewerbsposition zu halten.

Fessoili Mheyddine, IT Manager bei Écominéro, spielt eine zentrale Rolle dabei, den reibungslosen Betrieb und die korrekte Dokumentation der Informationssysteme sicherzustellen. In diesem Kontext sind die Formalisierung und das Teilen von Informationen unerlässlich für ein effizientes Management.

„In einem agilen Team wie unserem ist es unerlässlich, die Dokumentation zu formalisieren und zu teilen, um Kontinuität und Effizienz zu gewährleisten", erklärt Fessoili.

Problemstellung

Die IT-Abteilung stand vor strukturellen Herausforderungen, insbesondere beim Vertragsmanagement. Verträge wurden häufig in E-Mails abgelegt, was das Teilen von Informationen erschwerte und das Risiko erhöhte, wichtige Fristen zu übersehen.

Zudem war die Dokumentation der Datenflüsse zwischen den Anwendungen entscheidend, um Transparenz und Compliance in der IT-Infrastruktur sicherzustellen. Es war notwendig, zu verfolgen, wie Daten durch verschiedene Systeme fließen, um Sicherheits- und Compliance-Probleme zu vermeiden.

Obwohl Shadow IT in industriellen Umgebungen im Allgemeinen weniger verbreitet ist, stellte die IT-Abteilung von Écominéro fest, dass bestimmte fachspezifische Anwendungen außerhalb ihres Radars betrieben wurden – mit potenziellen Sicherheits- und Compliance-Risiken. Die Beherrschung der Shadow IT wurde zur Priorität, damit keine Anwendung ungemanagt blieb und alle Anwendungen mit den Unternehmensstandards übereinstimmen.

„Wir brauchten eine Lösung, mit der wir unsere Dokumentation zentralisieren können – Vertragsdetails, Kosten, Fristen, Datenflüsse zwischen Anwendungen, Verpflichtungen. Außerdem wollten wir den TCO (Total Cost of Ownership) unserer Anwendungen und die Zahl der zugehörigen Nutzer besser verfolgen, insbesondere bei Anwendungen, die außerhalb der Kontrolle der IT-Abteilung laufen."

Lösung

Als die IT-Abteilung Kabeen entdeckte, fand sie eine effiziente und perfekt auf die spezifischen Bedürfnisse von Écominéro zugeschnittene Lösung. Die Fähigkeit von Kabeen, die Dokumentation – einschließlich Verträge – zu zentralisieren, sowie seine Flexibilität bei der Dokumentation branchenspezifischer Anwendungen waren erhebliche Vorteile.

„Dank Kabeen konnten wir alle unsere Verträge und sonstigen kritischen Dokumente an einem Ort zentralisieren, leicht zugänglich für das gesamte Team. Keine Suche mehr in alten E-Mails", erklärt Fessoili.

Zudem erlaubte die automatische Anwendungserkennung von Kabeen der IT-Abteilung, bisher unbekannte Fachanwendungen zu identifizieren und so Sicherheit und Compliance zu stärken. Das Werkzeug bietet außerdem wertvolle Unterstützung bei der Dokumentation und Überwachung der Datenflüsse zwischen den Anwendungen und gewährleistet transparente und sichere Interaktionen.

„Dank Kabeen konnten wir unsere gesamte Anwendungslandschaft kartografieren, einschließlich branchenspezifischer Anwendungen und zuvor unbekannter. Dies hat unsere Sicherheits- und Compliance-Position deutlich verbessert."

Die Unterstützung durch Kabeen wird insbesondere bei der Verfolgung der Einführung des neuen CRM-Systems wertvoll sein. Durch die detaillierte Dokumentation und die Integration mit bestehenden Anwendungen wird Kabeen den Einführungsprozess straffen und den Übergang reibungslos und effizient gestalten.